Organizzare il tempo per migliorare la gestione del personale

Gestione del personale e organizzazione del tempo sono due elementi in forte dipendenza l’uno con l’altro.
Nonostante la gestione rappresenti una delle attività fondamentali per il successo del gruppo di lavoro, è difatti spesso sacrificata (specie nelle realtà dalle dimensioni più contenute) ‘sull’altare’ dell’operatività che, inevitabilmente, finisce per consumare tutto il tempo dell’imprenditore. In questo articolo troverai alcuni consigli per imparare a gestire al meglio il tuo tempo, al fine di ritagliare sempre più spazio da dedicare ad una attività così cruciale.

La gestione del personale parte dalla pianificazione del proprio tempo

Pianificare il tuo tempo ti permetterà di raggiungere più velocemente i tuoi obiettivi e quelli del tuo team e, pertanto, richiede l’adozione di un preciso modello, che potrai in seguito fornire ai tuoi collaboratori per aumentarne la produttività.
Prendi il tuo calendario e fissa un momento mensile dedicato alla pianificazione, comunicando ai tuoi dipendenti che in quel lasso temporale sarai indisponibile per tutte le attività in cui è richiesta la tua presenza.
Scelto il medium a te più congeniale (sia esso un quaderno, il tuo pc o dispositivo multimediale), riporta al suo interno gli obiettivi che la tua azienda intende raggiungere e le attività ad esse correlate. Cerca di essere più specifico possibile, indicando per ciascun obiettivo ed attività tempi realistici per il loro raggiungimento o svolgimento.
Una volta definito questo insieme, riporta all’interno del documento l’insieme di tutte quelle attività collaterali che caratterizzano la tua giornata personale e lavorativa, dall’impegno familiare alla lettura di email.
Terminata la pianificazione, è il momento di organizzare le tue attività secondo il nostro modello, che ha aiutato migliaia di imprenditori a diventare sempre più gestori del personale e sempre meno operativi.

Organizzare il lavoro per avere maggior spazio per la gestione del personale

Organizzare al meglio le tue attività risulterà fondamentale per acquisire maggior tempo da dedicare alla gestione dei collaboratori e, pertanto, richiede di adottare un modello funzionale allo scopo.
Prendi l’insieme di attività che hai appena riportato ed inserisci ognuna di esse all’interno di quattro quadranti (categorie): ciò che è urgente e necessario, ciò che è necessario ma non urgente, ciò che è urgente ma non necessario e ciò che non è né urgente né necessario.
Nel categorizzare ciascuna attività, dovrai essere quanto più obiettivo possibile, evitando di riportare l’intero elenco delle attività all’interno di ciò che è urgente e necessario.
Un esempio? Leggere e rispondere a ciascuna mail che ricevi è un’attività necessaria, ma sicuramente non urgente: dedica unicamente uno spazio a questa attività nell’arco della giornata (o settimana) al compimento di tutto ciò che è prioritario, riducendo il numero di comunicazioni ed il passaggio di informazioni non fondamentali.
Al termine di questa operazione è possibile passare all’ultima fase del processo, calendarizzando ogni elemento del documento. Vediamo come nel prossimo paragrafo.

Impostare il calendario per l’attività di gestione del personale

Definire a priori il proprio piano di azione è fondamentale per individuare le finestre temporali in cui dedicarsi alla gestione del personale. Calendarizzare le settimane lavorative a venire sarà la chiave per identificare questi momenti.
Partendo dal primo giorno lavorativo, inserisci ogni attività definita in ordine di priorità, riservando gli spazi dedicati alle azioni non urgenti al fine settimana e prefissando già da ora quelle che si ripeteranno mensilmente.
Assegna a ciascuna attività un tempo stabilito che dovrai puntare a non superare e che, anzi, dovrai puntare a diminuire.
Una volta inserite secondo questa logica, finirai certamente per notare alcuni spazi vuoti, momenti che potrai dedicare quindi ad attività importanti che, in nome dell’operatività, sei stato sempre costretto a rinviare. Questi saranno gli spazi che potrai dedicare alle riunioni con le tue aree operative o one-to-one con i tuoi collaboratori.

Non rinviare i momenti dedicati alla gestione del personale

Dedicando tempo alla gestione dei tuoi collaboratori noterai una crescita esponenziale del tuo gruppo di lavoro, tanto nell’allineamento alla missione della tua azienda, quanto a livello di risultati operativi.
Comprenderai quanto questa attività possa determinare o meno il successo della tua compagnia e, giunto a questa conclusione, dovrai stabilire una regola con te stesso: i momenti prefissati per l’ascolto ed il supporto del team non sono rinviabili, se non per sopravvenute difficoltà o attività da chiudere urgentemente.
Impostando in questo modo la tua gestione acquisirai leadership, sarai costantemente aggiornato sui progressi del tuo team e, soprattutto, acquisirai ancora più tempo! Imparerai infatti a delegare un numero di attività maggiori e ad allontanarti sempre più dall’operatività quotidiana.

Gestire correttamente il personale è una questione di formazione

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