Gestione del personale: come delegare in modo efficace
La gestione del personale è una delle attività più importanti e complesse per un leader o un manager. Si tratta di coordinare, motivare e sviluppare le persone che fanno parte del proprio team, al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati. Tra le competenze necessarie per una buona gestione del personale, una delle più rilevanti è la capacità di delegare.
Sommario
Cos’è la delega e perchè è importante
La delega è il processo di trasferire ad altri la responsabilità e l’autorità di svolgere determinati compiti o progetti, mantenendo il controllo e la supervisione sul risultato finale. La delega non significa semplicemente assegnare dei lavori da fare, ma coinvolgere attivamente i collaboratori nella definizione degli obiettivi, dei metodi e dei tempi di realizzazione.
Può sembrare un’attività semplice, eppure risulta molto più difficile che restare intrappolati nella propria operatività, per timore di ottenere risultati inferiori a quelli prodotti personalmente. Perchè è così importante? Per diversi motivi, tra cui:
1) La riduzione del carico di lavoro. Delegare permette di liberarsi da alcune attività che richiedono tempo ed energia, e di concentrarsi su quelle più strategiche e prioritarie;
2) L’ottimizzazione delle risorse. Delegare permette di sfruttare al meglio le competenze, le esperienze e le potenzialità dei propri collaboratori, assegnando loro i compiti più adatti al loro profilo e alle loro aspirazioni;
3) Il miglioramento della qualità. Delegare permette di aumentare la qualità del lavoro svolto, grazie alla possibilità di ricevere nuovi spunti, idee e soluzioni da parte dei propri collaboratori;
4) La crescita del team. Delegare permette di favorire la crescita professionale e personale dei propri collaboratori, stimolandoli a mettersi in gioco, a imparare nuove cose e a sviluppare la loro autonomia e responsabilità.
Come delegare in modo efficace
Delegare non è sempre facile, soprattutto se si ha paura di perdere il controllo, di non essere all’altezza o di non essere apprezzati. Tuttavia, esistono alcuni principi e suggerimenti che possono aiutare a delegare in modo efficace, tra cui:
1) Scegliere il collaboratore giusto. Prima di delegare un compito o un progetto, bisogna valutare le caratteristiche e le competenze del collaboratore a cui si intende affidarlo, tenendo conto dei suoi punti di forza, dei suoi punti di miglioramento, delle sue motivazioni e delle sue aspettative. Conoscere le attitudini lavorative del personale sarà pertanto fondamentale (per approfondimenti su questo argomento ti invitiamo nel nostro articolo dedicato). Inoltre, bisogna considerare il livello di fiducia e di rapporto che si ha con il collaboratore;
2) Definire chiaramente il compito o il progetto. Quando si delega un compito o un progetto, bisogna essere chiari e precisi nel comunicare al collaboratore cosa si aspetta da lui, quali sono gli obiettivi da raggiungere, quali sono i criteri di qualità da rispettare, quali sono le risorse disponibili e quali sono le scadenze da rispettare. Inoltre, bisogna spiegare al collaboratore perché si è scelto di delegargli quel compito o quel progetto, qual è il suo ruolo e qual è il suo contributo al successo dell’organizzazione;
3) Lasciare spazio all’iniziativa. Nella delega di un compito o un progetto, bisogna evitare di imporre il proprio modo di fare o di pensare al collaboratore, ma lasciare spazio alla sua iniziativa, alla sua creatività e alla sua autonomia. Bisogna incoraggiare il collaboratore a proporre le sue idee, le sue soluzioni e i suoi suggerimenti, ascoltandolo con attenzione e valutandoli con apertura. Inoltre, bisogna consentire al collaboratore di commettere degli errori e di imparare dai propri sbagli;
4) Monitorare e supportare il lavoro. Nella delega un compito o un progetto, bisogna mantenere il contatto con il collaboratore, monitorando lo stato di avanzamento del lavoro e verificando il rispetto degli obiettivi prefissati. Bisogna anche fornire al collaboratore il supporto necessario per affrontare le difficoltà, i dubbi o le criticità che possono emergere durante il lavoro, offrendogli la propria disponibilità, il proprio aiuto e il proprio feedback. Tuttavia, bisogna evitare di interferire eccessivamente nel lavoro del collaboratore, rispettando la sua autonomia e la sua responsabilità;
5) Riconoscere e valorizzare il lavoro. Quando si delega un compito o un progetto, bisogna riconoscere e valorizzare il lavoro svolto dal collaboratore, esprimendo il proprio apprezzamento, il proprio ringraziamento e il proprio elogio. Bisogna anche condividere con il collaboratore i risultati ottenuti, evidenziando i punti di forza e i punti di miglioramento del lavoro. Inoltre, bisogna premiare il collaboratore per il suo impegno, la sua dedizione e la sua competenza, offrendogli delle opportunità di crescita e di sviluppo.
Gli errori da evitare nella gestione del personale e nella delega
La gestione del personale e la delega sono processi che richiedono competenza, esperienza e sensibilità. Tuttavia, anche i leader e i manager più esperti possono commettere degli errori che possono compromettere il successo dell’organizzazione e la soddisfazione dei collaboratori. Alcuni degli errori più comuni da evitare sono:
1) Delegare senza criteri. Alcuni manager tendono a delegare senza criterio, senza valutare le caratteristiche e le competenze dei propri collaboratori, senza definire chiaramente gli obiettivi e le aspettative, senza lasciare spazio all’iniziativa e senza monitorare e supportare il lavoro. Questo errore può portare a una perdita di efficacia, di qualità e di motivazione;
2) Delegare con paura. Il gestore che può tendere a delegare con paura, percependola come una minaccia alla propria posizione, al proprio potere o alla propria reputazione. Questo errore può portare a una mancanza di fiducia, di comunicazione e di collaborazione.
3) Delegare con arroganza. Alcuni leader o manager tendono a delegare con arroganza, considerando la delega come un modo per scaricare sui propri collaboratori i compiti o i progetti che non vogliono o non sanno fare, senza coinvolgerli, ascoltarli o apprezzarli. Questo errore può portare a una mancanza di rispetto, di riconoscimento e di crescita.
4) Delegare con indifferenza. Delegare con indifferenza, trascurando l’importanza della delega come strumento di gestione del personale, di sviluppo delle competenze e di creazione del valore, può portare a una mancanza di visione, di innovazione e di risultati.